Take Back Your Time: How to Regain Control of Work, Information, and Technology kitabının yazarı ve verimlilik uzmanı Jan Jasper, pek çok pratik verimlilik ipucu sunuyor. Bu yazıda, zamanını iyi yönetmek isteyen ofis çalışanları için hazırlanmış önerilere bakıyoruz. Ofiste zamanınızı doğru planlamak ve daha verimli kullanmak istiyorsanız bu ipuçları göz önünde bulundurmaya değer.
Telefon görüşmeleri
Ofiste telefon görüşmeleri ciddi bir iştir. Bazı sektörlerde farkında bile olmadan günün büyük bölümünü telefonda geçirebilirsiniz. Telefon görüşmeleri, ofis zaman yönetiminin düşmanıdır.
Gelen her çağrıyı art arda yanıtlamak yerine sesli mesaj ya da telesekreter kullanmak daha akıllıca olabilir. Görüşme sırasında kulaklık kullanmak da iyi bir fikirdir; böylece ellerinizi masanızı toplamak gibi başka rutin işlere ayırabilirsiniz.
Toplantılara dikkat edin
Verimsiz, gereksiz ya da kalabalık grup toplantıları kadar zaman öldüren başka bir ofis faaliyeti yoktur.
Toplantıları son dakikada iptal eden müşterileriniz varsa, müşteri ne kadar büyük ve önemli olursa olsun iş birliğini sonlandırmayı düşünün. Yeni ve umut vadeden müşteri aramak için harcayacağınız zaman, başkalarının zamanına saygı göstermeyen müşterilere ayıracağınız zamandan büyük olasılıkla daha verimli olacaktır.
Ayrıca ofis dışında biriyle buluşurken asla 10 dakikadan fazla beklemeyin. Sık geç kalan kişilerle kendi ofisinizde buluşun; geç kalırlarsa o sürede faydalı bir iş yapabilirsiniz. Gereksiz toplantılara katılmayın ve sorunların çoğunu telefonla çözmeyi öğrenin.
E-postayı verimli kullanın
Ofis işlerinin ana iletişim aracı hâline gelen e-posta size ciddi zaman kazandırır, ancak yapabileceğiniz basit hatalar bu zamanı geri alabilir.
Örneğin e-posta gönderirken konu satırını eksiksiz yazmak için tembellik etmeyin. Yalnızca “Gündem” yazmak yerine “Gündem, 10 Mayıs” yazın. Böylece yanıt geldiğinde konunun özünü hızla anlarsınız, daha sonra da arşivde ihtiyacınız olan yazışmayı daha çabuk bulursunuz.
Bekleme sürelerini iyi değerlendirin
Hepimiz bir yerde bir şey için beklemek zorunda kalırız: bir toplantının başlamasını, metroda treni ya da diş hekiminde sıramızı beklemek gibi.
Bu bekleyişleri boş zaman sayın ve her dakikayı değerlendirin. Okumanız gereken mektupları, raporları ya da dergileri yanınızda taşıyın ve beklerken gözden geçirin.
Alarm kullanın
Hafızanızı boşuna yormayın; alarm veya hatırlatıcı uygulamalar kullanın. Örneğin saat 20.00’de önemli bir telefon görüşmeniz var ve unutmaktan korkuyorsanız bir alarm kurun ve size hatırlatmasına izin verin. Böylece zihniniz daha önemli işlere kalır.
Kendinize iyi bakın
Sağlığınıza ve iyi oluşunuza dikkat etmek, zaman yönetiminin vazgeçilmez bir parçasıdır. Kötü beslenir ve yeterince dinlenmezseniz, ileride sağlığınızı geri kazanmak için çok daha fazla zaman ve kaynak harcarsınız.
Önemli toplantılarınızı ve etkinliklerinizi planlarken özel zamanlarınızı ve hobilerinizi de planlayın (bowling, tenis, eşinizle bir akşam gibi). Bu tür faaliyetler, dolaylı da olsa ofiste zamanınızı doğru yönetmenize büyük katkı sağlar.
Ajanda veya zaman yöneticisi kullanın
Yapmanız gereken ya da yapmak istediğiniz her şeyi bir ajandaya veya takvime yazın; bunlar yalnızca işle ilgili olmak zorunda değil. Sonra belirli bir günün ya da haftanın planını yaparken mevcut planlarınızı yeni etkinliklerle uyumlu hâle getirin. Geleceği bu şekilde planlayarak birçok krizi daha ortaya çıkmadan önlersiniz.
Başladığınız işi bitirin
Hiçbir şeyi yarım bırakmayın. Bir öncekini tamamlamadan asla yeni bir işe başlamayın.
Şimdi, sonra değil
İşleri sonraya bırakmayın; özellikle iki dakikayı geçmeyecek basit işleri.
İzin sonrası paniğe kapılmayın
İzinden döndüğünüzde onlarca okunmamış mektup ve “ton” ile ölçülen incelenmemiş belge birikmiş olabilir. Paniğe kapılmayın ve her şeyi bir anda halletmeye çalışmayın; işe yaramaz. Biriken işleri öncelik sırasına koyun ve sırayla halledin. Aksi hâlde izin, dönüşte bir dinlenme olmaktan çıkıp işkenceye dönüşür.
Belki de en iyi çözüm, izninizin son günü yerine en az bir gün önce dönmektir. Bu, en azından alışveriş yapmak, çamaşır yıkamak ve yemek pişirmek gibi ev işlerini halletmenize zaman tanır.
Sonuç
Zamanınız en değerli varlığınızdır ve ona saygı gösteren ilk kişi siz olmalısınız. Doğru kullanıldığında teknoloji, yukarıdaki pek çok konuda size yardımcı olabilir. Zamanınızı size geri verirken izleme ve yönetme becerilerinizi de geliştirecek bir yazılımı, örneğin Servista’yı deneyin. Servista’nın tüm özelliklerini bugün keşfedin.
Bu önerilerin daha verimli çalışmanıza yardımcı olacağını umuyoruz. Kolay gelsin!
Kaynak: timestep.ru